Este guia detalha o processo para fusão de registros, seja manualmente ou através das regras de deduplicação.

Identificação de registros duplicados no Zoho CRM

Quando se lida com um grande volume de dados, manter o banco de dados livre de duplicidades pode ser um desafio. Com o aumento das formas de criar registros no CRM, as chances de gerar entradas duplicadas também crescem. Por exemplo, um mesmo lead pode ser adicionado tanto por meio de uma importação quanto via API. 

Para garantir a integridade e a qualidade dos dados, o Zoho CRM disponibiliza ferramentas que atuam de forma proativa e reativa no gerenciamento de duplicatas.

Evite duplicatas antes que elas sejam criadas. Ao marcar um determinado campo como "campo único", você pode impedir a criação de registros duplicados. Essa é uma maneira proativa de manter um banco de dados organizado. Por exemplo, se você marcar o campo de número de telefone como um campo único no módulo Leads, o CRM irá alertá-lo caso você crie um segundo lead com o mesmo número de telefone de um lead existente. 

Mesmo após definir campos exclusivos e realizar verificações manuais, ainda pode haver registros duplicados no seu CRM. Nesses casos, o Zoho CRM oferece ferramentas específicas de deduplicação que permitem identificar e mesclar esses registros de forma simples e eficiente. 

São elas:

• Localizar e mesclar registros duplicados

• Remover registros duplicados (Mesclagem automática de duplicatas)

• Resolução de conflitos na deduplicação

Deduplicação é um processo de otimização que elimina cópias redundantes de dados para reduzir o espaço de armazenamento, identificando e removendo cópias de dados idênticos.

Localizar e mesclar registros duplicados

Se você deseja mesclar registros duplicados específicos, a ferramenta Encontrar e Mesclar Duplicados é a opção ideal. Basta acessar a página de detalhes do registro desejado e utilizar o recurso para localizar suas duplicatas.

Além disso, essa ferramenta permite definir critérios adicionais para a busca de duplicados. Em cada módulo, é possível configurar até seis campos como parâmetros de pesquisa. Após identificar os registros duplicados, você poderá mesclá-los manualmente.

Essa ferramenta está disponível apenas nos módulos Leads, Contas, Contatos, Negócios, Fornecedores e módulos personalizados, permitindo a mesclagem de até três registros por vez.

Disponibilidade

É necessária autorização.

Usuários com a permissão "Localizar e mesclar [Permissões do módulo > Outros]" em seu perfil podem acessar esse recurso.

Compare todos os recursos das edições do Zoho CRM

Para encontrar e mesclar registros duplicados

Clique na aba do [Módulo] (por exemplo, Leads, Contas, Contatos, entre outros). Na página inicial do [Módulo], selecione o registro desejado. 

(O termo Módulo refere-se às abas).

Na página de Detalhes do Registro, clique no ícone Mais (...) e selecione Encontrar e Mesclar Duplicados.

Na página Encontrar e Mesclar Duplicados para [Módulo], siga os passos abaixo:

Na seção Critérios de Pesquisa, você encontrará critérios iniciais baseados em campos exclusivos e alguns campos padrão. É possível modificar esses critérios, adicionando ou removendo campos conforme necessário.

Você também pode definir se deseja identificar duplicados com base no atendimento de todos os critérios especificados ou de qualquer um deles.

Clique em Pesquisar.

• Na seção Registros Correspondentes, selecione pelo menos dois registros que deseja mesclar.

• Em seguida, clique em Avançar.

Na página Mesclar [registros], selecione o registro que deseja manter como Registro Principal. Se quiser utilizar todos os valores desse registro como finais, clique em Selecionar Todos para mesclar as duplicatas automaticamente.

Caso contrário, selecione manualmente os valores desejados clicando nos botões de opção ao lado dos campos correspondentes dos outros registros – dessa forma, você indica ao CRM quais informações devem ser consideradas como definitivas. Os valores escolhidos serão exibidos na coluna Registro Principal.

É possível mesclar até três registros por vez.
Por fim, clique em Mesclar.

Os campos na página de Mesclagem serão exibidos na ordem em que estão listados no registro. Os registros mesclados ao Registro Principal serão excluídos permanentemente e essa ação não pode ser desfeita.

No módulo Negócios, a opção de encontrar e mesclar registros considera apenas negócios em aberto, ou seja, aqueles que ainda não foram encerrados (ganhos ou perdidos). 

Ao mesclar negócios em aberto, observe o seguinte:

• Os campos Data de Fechamento, Probabilidade e Receita Esperada serão preenchidos com os valores do registro principal. Não será possível escolher valores de outros registros para esses campos.

• Se houver múltiplos pipelines habilitados, você poderá selecionar o pipeline de um dos registros, mas não o estágio. O campo Estágio será preenchido com o valor do registro cujo pipeline foi escolhido.

• O histórico de estágio dos registros duplicados não será transferido para o registro mesclado.

Após a mesclagem, o campo Data de Criação e Criado Por serão preenchidos com os valores correspondentes encontrados no registro mais antigo entre os mesclados. Anexos, notas e atividades também serão transferidos para o registro principal.

Alteração de propriedade das atividades: o proprietário do registro principal se tornará o responsável por todas as atividades que foram transferidas para ele

Após a mesclagem de registros de contatos, os negócios relacionados serão transferidos para o registro principal do contato, sem alteração na propriedade desses negócios.

Da mesma forma, ao mesclar registros de contas, os registros relacionados (contatos e negócios) serão transferidos para o registro principal da conta, sem alterações na propriedade dos registros vinculados.

A funcionalidade Encontrar e Mesclar permite unir registros duplicados em um único registro e excluir os registros duplicados. O registro mantido será considerado o Registro Principal, enquanto o registro excluído será o Registro Duplicado.

As ações de automação são executadas da seguinte forma:

• Ações disparadas em Edição serão executadas quando o Registro Principal for atualizado.

• Ações disparadas em Exclusão serão executadas quando o Registro Duplicado for deletado.

Por exemplo, se houver uma regra de fluxo de trabalho que envia um alerta por e-mail quando um registro é excluído, essa regra será acionada ao excluir o registro duplicado. Isso se aplica apenas a Regras de Fluxo de Trabalho, Blueprint, CommandCenter, Processos de Aprovação e Regras de Pontuação, não sendo válido para o Processo de Revisão.

Fluxo do agendador: se a mesclagem for realizada em registros com mais de 1000 registros nas listas relacionadas, a ação de mesclagem será executada via Scheduler. Durante esse processo, os registros permanecerão bloqueados para impedir alterações pelos usuários. Você será notificado quando a mesclagem for concluída

Os gatilhos de Edição ou Exclusão não são executados quando os registros são mesclados automaticamente. Esses gatilhos funcionam apenas quando a mesclagem é realizada manualmente.

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